У сотрудников подразделений бухгалтерского учета есть традиция: каждый год, по состоянию на 31 декабря они составляют акты сверки расчетов. Данная традиция обусловлена обязанностью проведения ежегодной инвентаризации активов и обязательств, в том числе и инвентаризации расчетов.* Акт сверки – неотъемлемая часть инвентаризации расчетов, потому что именно этот документ подтверждает состояние взаимных расчетов между сторонами, а также, в соответствии со ст. 203 ГК РФ, его подписание прерывает течение срока исковой давности задолженности.
*п. 27 Приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 29.03.2017) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Организация вправе по собственной инициативе или в соответствии с условиями договора оформлять Акт сверки по состоянию на любую дату.
Чтобы не тратить время на ручное заполнение форм Актов сверки (к слову, форма Акта сверки не утверждена действующим законодательством и может быть разработана организацией самостоятельно, что подтверждает Письмо Минфина от 18 февраля 2005 г. N 07-05-04/2 ), разработчики «1С:Бухгалтерия» 3.0 предусмотрели возможность автоматического формирования рассматриваемого документа.
Как сделать акт сверки в 1С?
Для создания Акта сверки необходимо в разделе Продажи или Покупки перейти по ссылке Ссылки из обоих разделов обращаются к одному справочнику.
В открытом справочнике нажать кнопку «Создать»:
Заполнение документа
В шапке документа необходимо заполнить следующие поля:
- Организация;
- Контрагент;
- Валюта сверки (даже если договор в валюте, но в данном поле проставить значение – «руб.», Акт сверки будет составлен в рублях, а в каждой строке, в качестве справки, будет указана сумма в валюте договора);
- Договор (если оставить данное поле пустым, Акт сверки будет сформирован по всем договорам с контрагентом);
- Период.
Поля Номер и Дата заполняются автоматически при записи документа, при необходимости Дату можно ввести вручную.
Далее необходимо заполнить информацию в закладке Счета учета расчетов . По умолчанию в закладке заполнены основные счета расчетов. При необходимости, используя чек-бокс Участвует в расчетах или Добавив/Удалив строки, можно сформировать собственный список счетов расчета.
Следующий этап: Закладка Дополнительно. Выбираем Представителей сторон из соответствующих справочников (Представитель организации – Справочник Физические лиц а; Представитель контрагента – Справочник Контактные лица ).
Редактируем вид Печатной формы, путем установки необходимых флажков:
- Разбить по договорам (флажок активен только при наличии пустого поля Договор) – в печатной форме данные Акта сверки будут разбиты по каждому договору с контрагентом. Если данный флажок не установлен, в печатной форме информация будет выведена по всем договорам в хронологическом порядке;
- Выводить полные названия документов – если флажок не установлен, в печатную форму будут выведены названия операций (оплата, продажа и т.п.), номер и дата документа. Если флажок установлен, в форму выйдут полные названия документов (Поступление на расчетный счет, Реализация (акты, накладные) и т.п.), номер и дата документа;
- Выводить счета-фактуры – установка флажка отразит в печатной форме, в графе Документ, информацию о номере и дате счета-фактуры.
Важно! Установка или снятие любого из трех флажков приведет к обязательной очистке табличных частей документа.
После заполнения перечисленных выше разделов, необходимо перейти в раздел По данным организации и заполнить табличную часть.
Выбор заполнения По нашей организации и контрагенту заполнит зеркально обе части Акта сверки. Заполнение Только по нашей организации оставит сторону контрагента пустой.
При необходимости, как в разделе По данным организации , так и в разделе По данным контрагента, можно внести изменения в табличную часть вручную (добавить/удалить строки, изменить сумму дебета/кредита). После установки флажка Сверка согласована в шапке документа, блокируется возможность редактирования документа. Остатки на начало или конец периода редактированию не подлежат.
Внизу документа размещено поле для добавления комментария – заполнение не является обязательным.
В шапке документа размещена кнопка Скрепка , с помощью которой к документу можно присоединить файл, например, скан подписанного Акта сверки.
Актом сверки взаиморасчетов называют специальный документ, в котором между контрагентами указано взаимные расчеты за определенный промежуток времени. В программном продукте под названием «1С 8.3» акт сверки можно осуществить буквально за одну минуту. И, что очень важно, эта работа не требует рутинного сбора информации. А сейчас, приведя пример, рассмотрим, как это можно будет осуществить.
В программе «1С Бухгалтерии 3.0» делаем новый акт сверки
Например, осуществим сверку по 2014 между нашим покупателем «Конфетпром» и предприятием «Сервислог».
В интерфейсе журнал актов сверки расположен на вкладках под названием «Продажи» и «Покупки»:
С целью формирования новой сверки в журнале нужно нажать клавишу под названием «Создать». После этого и откроется форма нового необходимого документа. Дальше - заполняем основные реквизиты:
Фирма - наше юрлицо;
Контрагент - наш клиент (покупатель);
Договор - при необходимости сверка по конкретной договоренности (реквизит не обязательно);
Период - за какие именно даты осуществляется сверка;
Сверка согласована - флаг, делает невозможным изменение документа.
После заполнения главных полей, посмотрите на вкладку с именем «Счета учета расчетов», которая по умолчанию заполнена необходимыми значениями.
Однако, в случае, если на предприятии используются какие-то другие счета учета - обязательно нужно добавить их в список:
Последняя вкладка с настройками под названием «Дополнительно» выглядит так:
Здесь указываются следующие параметры:
Представители контрагента и предприятия - лица, подписи которых будут указаны на печатной форме акта сверки;
Разбить по заключенным договоренностям (договорам) - флаг, в печатной форме «1С» дает возможность в разрез договоров увидеть разбивку взаиморасчетов;
Выводить полные названия каждого из документов - если галочка установлена, то название в акте сверки будут выглядеть «Поступление на расчетный счет». Если же этого не установлено, то просто «Оплата».
Как в «1С» заполнить акт?
А сейчас переходим к заполнению информации о взаиморасчетах. С этой целью в программном продукте существует две вкладки - «По данным контрагента» и «По данным организации» (наша учетная информация).
Чтобы заполнить информацию нашего предприятия, существует возможность воспользоваться клавишей с именем «Заполнить по данным бухгалтерского учета»:
Согласно договоренности с контрагентом, существует возможность заполнить вкладку под названием «По данным контрагента» из нашей информации, используя аналогичную кнопку.
После заполнения необходимых данных, с помощью клавиши «Записать» необходимо записать документ. Теперь данный документ существует возможность распечатать:
После сверки акта сверки в своего контрагента нужно правильно установить галочку с именем «Сверка согласована». После его установки корректировку документа будет осуществить невозможно.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3 отражает расчеты двух компаний между собой за какой-либо определенный период времени. Законом нашей страны не утверждена унифицированная форма данного документа, поэтому формировать его вы можете в произвольной форме. Несмотря на то, что акт сверки не является обязательным, организации повсеместно его применяют для удобства.
После формирования в 1С данный документ можно распечатать, подписать и заверить в двух экземплярах. Один организация оставляет себе, а другой передает контрагенту. Контрагент в свою очередь может составить аналогичный акт сверки взаиморасчетов, но уже по своим данным.
Рассмотрим пошаговую инструкцию как сделать акт сверки в 1С 8.3 на примере демо-базе. В качестве нашей организации будет выступать ООО ТД «Комплексный», а в качестве контрагента — Внуковский комбинат бортового питания. Формировать акт сверки взаиморасчетов мы будем за второй квартал 2017 года.
Для начала разберемся где найти в 1С 8.3 акт сверки. Интересующий нас документ расположен в меню «Продажи» или «Покупки».
Чтобы сформировать новый акт сверки в 1С нужно нажать на кнопку «Создать».
Заполним шапку документа — выберем контрагента, организацию, валюту сверки, договор и период.
Обратите внимание, что акт сверки можно формировать не только в рамках какого-либо конкретного договора, но и в целом по контрагенту. В данной ситуации мы все же решили выбрать договор, так как предполагается, что отношения с данным контрагентом у нашей организации исключительно как с покупателем.
Первым делом перейдем на закладку «Счета учета расчетов». Она заполнилась автоматически. Данные в этой табличной части можно редактировать самостоятельно. Обратите внимание, что именно по ним будет произведено дальнейшее автоматическое заполнение взаиморасчетов.
Заполнение документа
На первой вкладке этого документа 1С 8 отражаются данные, которые отражены в нашей организации. Конечно же, их можно заполнить вручную, но это крайне неудобно.
Над табличной частью нажмите на меню «Заполнить». Перед вами предстанет выбор из двух вариантов заполнения:
- «По нашей организации и контрагенту ». В данном случае программа заполнит данными о расчетах обе вкладки: «По данным организации» и «По данным контрагента». После предоставления контрагентом сведений мы уже вручную можем откорректировать соответствующую вкладку.
- «Только по нашей организации». А этой ситуации автоматически заполнятся только данные по нашей организации.
В том случае, если после автоматического заполнения в документ не попали какие-либо документы, первым делом проверьте указанные на соответствующей вкладке счета и договор в шапке. Возможно, вы просто неверно настроили фильтрацию, по которой происходил отбор.
Вкладку с данными контрагента можно заполнить из предыдущей вкладки, как было описано ранее. Так же на ней доступна самостоятельная кнопка «Заполнить». По сути, происходит копирование данных нашей организации (с первой вкладки). В дальнейшем эти данные при необходимости подлежат корректировке.
В самой нижней части документа отражается не только остаток на начало и конец периода, но и расхождения с организацией и контрагентом соответственно.
Смотрите также видео инструкцию по оформлению документа в 1 С:
Согласование
На вкладке «Дополнительно» вы можете настроить некоторые параметры печатных форм данного документа, например, подписантов сторон.
В том случае, когда акт сверки формируется не по какому-то конкретному договору с контрагентом, а по всем расчетам, можно разбить данные по договорам, установив соответствующий флаг.
Так же на вкладке «Дополнительно» присутствуют еще настройки указания названий документов и вывода счетов-фактур.
После того, как вы провели сверку с контрагентом и обе стороны ее подписали, установите в соответствующем документе флаг «Сверка согласована». Это позволит сделать документ недоступным для случайного редактирования. Никаких движений данный документ не производит.
Распечатка акта сверки
В меню «Печать» данного документа вы можете распечатать три печатных формы Акта сверки. Первые две практически ничем не отличаются за исключением места для печати.
Печатная форма акта сверки приведена на изображении ниже. Напоминаем, что законодательство не утвердило унифицированной формы для данного документа.
Программный продукт отечественной разработки «1С:Бухгалтерия 8» работает на множестве российских предприятий. Пользователи выбирают его за удобный интерфейс и продуманную автоматизацию всех участков учета, включая взаиморасчеты организации с поставщиками и покупателями. Для быстрой проверки задолженности и взаиморасчетов между контрагентами используется документ «Акт сверки». 1С дает возможность сформировать его автоматически. Рассмотрим, как сделать акт сверки в 1С на примере последней версии программы – «1С:Предприятие 8.3».
Как создать?
Для формирования акта сверки в разделе «Покупки и продажи» предусмотрена отдельная гиперссылка - «Акты сверки расчетов», расположенная в подразделе «Расчеты с контрагентами».
Нажимаем и в журнале видим все документы, созданные до этого. Чтобы сделать новую сверку, нажимаем кнопку «Создать», расположенную на панели чуть выше журнала, и в верхней части документа заполняем реквизиты, обязательные для заполнения подчеркнуты красной линией:
- «Контрагент». Это организация или индивидуальный предприниматель, с которым сверяемся;
- «Договор». Реквизит заполняем только при необходимости. Если поле оставить пустым, в печатную форму попадут движения по всем договорам с контрагентом;
- «Период». Определяем интересующий нас временной промежуток;
- Поля «Организация» и «Валюта» заполняются автоматически в зависимости от настроек справочников.
Если поставить флажок в поле «Сверка согласована», отредактировать документ будет невозможно. Ставим только после согласования результата с поставщиком или покупателем.
Кроме «шапки» для корректного формирования акта сверки нужно заполнить некоторые данные во вкладках формы.
- «Счета учета расчетов». Здесь автоматически подтянуты счета, на которых чаще всего учитываются взаиморасчеты с контрагентами: 60, 62, 66, 67, 76. При необходимости можно сделать корректировку списка;
- «Дополнительно». Здесь нужно вписать имена представителей обеих организаций в соответствующих полях и при необходимости поставить флажок в поле «Разбить по договорам».
В принципе, эти вкладки можно не трогать совсем. Печатную форму 1С может сформировать без разбивки по договорам и только по указанным счетам, с пустыми строками там, где должны быть имена представителей. Придется потратить немного времени на вписывание их шариковой ручкой.
Как заполнить данными?
Во вкладке «По данным организации» нажимаем кнопку «Заполнить», далее – «Заполнить по данным бухгалтерского учета».
Система автоматически заполнит таблицу строками с указанием первичных документов и сумм. Проводим (соответствующая кнопка выше реквизитов) и распечатываем (кнопка с принтером там же).
Печатная форма содержит данные о взаиморасчетах, суммах, оборотах и итоговом сальдо. Она разделена на две половины:
- По данным нашей организации;
- По данным контрагента. Эта часть должна быть заполнена поставщиком или покупателем.
Можно сделать печатную форму акта сверки, нажав на соответствующую кнопку, а можно сохранить в файл (кнопка с дискетой). Доступные форматы - Microsoft Word и Excel, текстовый документ, веб-страница и прочие.
Подписываем и отправляем тому, с кем сверяемся.
Контрагенту можно переслать файл в формате Excel, чтобы он заполнил его своими данными. Тогда в случае расхождений нам не нужно будет распечатывать и подписывать акт сверки еще раз.
Если данные учета контрагента и нашей организации совпадают, и акт сверки подписан без расхождений, в верхней части формы ставим флажок «Сверка согласована», сохраняем и успокаиваемся.
Если акт сверки содержит расхождения, тогда прежде всего нужно найти ошибку в учете нашей организации либо контрагента (неверная сумма, документ, дата и т. д.) и сделать исправления. После этого вновь открываем документ в 1С, заходим во вкладку «По данным контрагента», заполняем по соответствующей кнопке, распечатываем окончательный акт и отправляем контрагенту. После получения подписанного документа сохраняем форму в 1С от случайного редактирования с помощью флажка «Сверка согласована».
Под определением «Акт сверки» подразумевается специально разработанный документ , в котором отображается состояние взаиморасчетов между непосредственными контрагентами за указанный промежуток времени.
Если же поиск осуществляется из главного меню, то отыскать можно:
- Для УПП и Комплексной автоматизации поиск заключается в следующем: выбирается категория «Документы», далее следует выбрать «Управление продажами» либо же «Управление закупками», а после «Акт сверки взаиморасчетов».
- Для «Управления торговлей» акт сверки является открытым исключительно в главном меню «Продажи». Поиск осуществляется по принципу: нужно зайти в «Документы», затем выбрать из предложенного перечня «Продажи», а после «Акт сверки взаиморасчетов». Причем стоит отметить, что есть в так называемых специализированных интерфейсах «Управление продажами» и «Управление закупками», в подкатегории меню «Взаиморасчеты».
Дополнительно следует обращать внимание на то, что отыскать можно и через встроенный универсальный поиск: необходимо нажать «Операции», из предложенного перечня выбрать «Документы», а после нажать на «Акт сверки».
Создание
Для возможности формирования акта сверки в категории «Покупки и продажи» разработана специальная гиперссылка под названием «Акт сверки расчетов» . Ее можно отыскать в подкатегории «Осуществление расчетов с контрагентами».
При ее нажатии в журнале можно увидеть всю необходимую документацию относительно этих целей. Для возможности формирования новой сверки следует нажать на клавишу «Создать», которая расположена на панели немного выше самого журнала. В верхней части документации следует заполнить все имеющиеся реквизиты.
Стоит отметить, что все без исключения обязательные поля для заполнения подчеркнуты красной чертой:
- «Контрагент» . Под этим подразумевается указание компании либо же индивидуального предпринимателя, с которым возникла необходимость сверки. В данном случае речь идет о поставщиках либо покупателях.
- «Договор» . Реквизиты подлежат указанию по мере необходимости. В случае если графу оставить незаполненной, в печатный вариант формы перенесутся движения относительно всех имеющихся соглашений с указанным контрагентом. Иными словами, будет занесена вся информация без каких-либо фильтров.
- «Период» . Из названия несложно догадаться в необходимости указания временного периода, за который осуществляется сверка.
- Графы «Компания» и «Валюта» подвержены автоматическому заполнению, что напрямую зависит от имеющихся настроек справочников. По мере необходимости данные справочники можно видоизменить без каких-либо сложностей.
Если пользователь 1С поставит отметку в графе «Сверка согласована», в дальнейшем внести какие-либо коррективы будет невозможно. Отметку в обязательном порядке следует ставить только после согласования конечных результатов с непосредственными поставщиками либо покупателями.
Помимо самой «шапки» для достоверного формирования рассматриваемого акта возникает необходимость в указании некоторых сведений в подразделах формы , а именно:
По сути на этом предусмотренные стандартные возможности рассматриваемого акта в 1С Бухгалтерии завершаются . При необходимости в разработке чего-либо дополнительно рекомендуется уже обращаться к соответствующим специалистам, которые за определенную плату сделают все как нужно.
Стоит отметить, что, по большому счету, эти подразделы можно оставит как есть. Во многом это связано с тем, что печатный вариант допускает возможность формировать и без разделения по соглашениям, а исключительно по указанным счетам с наличием пустых строк в тех местах, где должны были отображаться инициалы законных представителей обеих компаний.
Однако в таком случае возникнет необходимость в указании этих сведений шариковой ручкой, что влечет за собой дополнительные временные затраты .
Заполнение
В категории «По сведениям компании» следует нажать на клавишу «Заполнить», а после чего выбрать «Заполнить на основании сведений по бухгалтерскому учету». Таким образом, система в автоматическом режиме сформирует и укажет необходимые сведения в таблицу по строкам с отображением первичной документации и соответствующих сумм.
Стоит отметить, что печатный вариант формы обязательно включает в себя сведения относительно взаиморасчетов, сумм, оборотов и конечных сальдо. Она разделяется на несколько частей:
- по сведениям самой компании (данная часть подлежит заполнению исключительно доверенным лицом организации, которая занимается формированием рассматриваемого акта);
- по сведениям, предоставленным контрагентом (стоит помнить, что эта часть подлежит заполнению непосредственным поставщиком либо покупателем).
Допускается возможность сформировать печатный вариант формы рассматриваемого акта, путем нажатия на соответствующую кнопку, а можно и просто сохранить документ (достаточно нажать на кнопку с отображением дискеты).
Для пользователей доступны такие форматы , как:
- Microsoft Word и Excel;
- текстовый вариант документа;
- веб-страница и так далее.
Нужно предварительно согласовать вопрос с непосредственным поставщиком либо покупателем (противоположной стороной) относительно того, в каком формате необходимо сохранить документ. На сегодня пользуется популярностью формат Excel , поскольку в нем наиболее комфортно работать как представителям организации, так и поставщикам либо покупателям.
В конце остается только подписать документ и перенаправить поставщику либо покупателю с целью дальнейшей проверки.
Допускается возможность пересылки файла в формате Excel для того, чтобы он смог заполнить свою часть документации имеющимися сведениями. Это делается с той целью, что при наличии каких-либо расхождений нет необходимости в распечатывании документа и повторном его подписания.
Если же все указанные сведения совпали (как самой компании, так и поставщика либо покупателя), причем документ подписан без каких-либо неточностей, в верхней его части необходимо поставить отметку на «Сверка согласована», после в обязательном порядке сохранить и упаковать.
В ситуации, когда в рассматриваемом акте имеются какие-либо неточности (расхождения), в обязательном порядке изначально следует отыскать имеющуюся ошибку в учете самой компании либо непосредственного поставщика или покупателя и внести соответствующие изменения.
На основании внесенных изменений следует повторно открыть документ в 1С Бухгалтерия, перейти в раздел «По сведениям контрагента», указать все в точном соответствии с графами, а на этапе завершения распечатать акт и направить поставщику либо покупателю.
После того как будет получена подписанная документация, акт следует сохранить в 1С от возможного форматирования путем простановки соответствующей отметки напротив «Сверка согласована».
Печать
Необходимый акт уже полностью сформирован и подписан. Чтобы распечатать сформированный акт и посмотреть на него в распечатанном виде, достаточно нажать на клавишу «Печать» в верхнем углу формы.
Помимо сведений относительно функций в меню, допускается возможность вывода с соответствующей подписью и печатью . Для этого достаточно будет также нажать на клавишу «Печать», но только выбрать из предложенного перечня одноименный пункт.
Формирование рассматриваемого акта на практике не занимает много свободного времени. Более того, понятный интерфейс 1С Бухгалтерии позволяет с легкостью указывать все необходимые сведения и вносить в них какие-либо коррективы.
Подробная инструкция от Школы 1С представлена ниже.